Si aprendemos correctamente las claves fundamentales para poder optimizar el tiempo podremos disfrutar más y mejor de nuestra vida. El tiempo es oro y en nuestra mano está aprovechar cada minuto.
Una de las primeras claves para alcanzar una mejor gestión del tiempo es la mágica y eficiente regla de los 8-8-8. Es decir, 8 horas de trabajo, 8 horas de sueño y 8 horas de ocio. Sin embargo, muchas veces descompensamos esta balanza por no saber cómo administrar el tiempo del que disponemos correctamente.
¿Por qué tenemos esa sensación constante de “no tengo tiempo”? Normalmente pasamos la mayor parte del tiempo en “piloto automático”, con la cabeza en otro sitio, pensando compulsivamente en todo menos en aquello que tenemos delante, sin estar presentes en el Ahora, sin practicar Atención Plena en la actividad que estamos realizando. Esto nos lleva a dedicar mucho más tiempo del necesario para completar cada tarea. Además, también nos impide vivir cada instante, por lo que muchas veces nos da la sensación de que “perdemos muchos momentos de nuestra vida”. Como dijo John Lennon:
“La vida es aquello que te va sucediendo mientras tú te empeñas en hacer otros planes”.
El hecho de tener nuestra mente constantemente divagando entre recuerdos del pasado, o pensamientos sobre el futuro, nos lleva además a entrar en bucles de pensamientos inútiles: miedos, inseguridades, apegos, preocupaciones, etcétera. Lo cual no nos ayuda a resolver de forma eficiente los pequeños retos del día a día, además de favorecer la agitación mental, que nos impide pensar o actuar con claridad.
Técnicas para aprender a optimizar el tiempo
Para saber cómo gestionar el tiempo, te proponemos una serie de técnicas e ideas para que puedas aprovechar al máximo tus horas. Así, cada día podrás poner todo tu foco de energía en lo tus verdaderos propósitos de vida.
1. Practica Mindfulness y Atención Plena
Además de practicar de la meditación diaria, puedes iniciarte en la práctica de la atención plena o mindfulness. Practica la atención plena a cualquier actividad que estés realizando a cada momento, como si fuera lo más importante que tienes, dado que, de hecho, lo Es. Puedes aprovechar durante la ducha para prestar atención plena a tus sentidos, o mientras comes. Con la práctica, fomentarás tu capacidad de Presencia en cada momento, y cada vez te resultará más fácil enfocar tu mente, facilitándote el poder optimizar el tiempo durante todo el día.
2. Planifícate y desapégate
Es complicado guardar toda la información que tenemos que manejar a lo largo del día en la mente. Siempre se nos puede escapar algún detalle o tarea importante si no la tenemos correctamente agendada. La creación y uso de las listas con orden de prioridades, ayudan en la planificación y en una óptima gestión del tiempo. De este modo, podrás tener toda la información importante organizada. No olvides contar con una agenda anual (física o digital), para poder anotar los días señalados y las citas más importantes. Además, recomendamos hacer una lista con las cosas que tienes pendiente hacer, ordenada según prioridades. Si la vas revisando cada día, podrás comprobar tus avances diarios. Esto además te motivará para seguir avanzando, te mantendrá enfocado en tus objetivos y, además, aumenta tu grado de satisfacción al final del día.
Una vez hayas hecho una planificación semanal o mensual, desapégate de ella. Probablemente, algunas cosas no salgan exactamente como las habías previsto. No pasa nada. No pierdas el tiempo en quejarte o en angustiarte. Modifica tu planning de manera resolutiva adaptándolo a las circunstancias del momento presente, que lo es lo realmente importante.
3. Prioriza
Es importante aprender a priorizar para no perder el foco en nuestros verdaderos objetivos y metas. Asigna prioridades y fechas y céntrate en lo que consideres más importante. No te dejes inundar por los llamados “ladrones de tiempo”, aquellas pequeñas tareas interruptoras aparentemente urgentes, pero alejadas de tus propósitos prioritarios, ya que suelen llevarnos a malgastar mucho tiempo y energía.
4. Aprovecha los tiempos “muertos”
Cada día nos encontramos con tiempos muertos y está en nosotros decidir cómo aprovechar esos momentos para optimizar el tiempo. Si tienes que usar el transporte público para ir al trabajo o esperar para una cita o reunión, puedes aprovechar para tomar unas respiraciones conscientes, para hacer esa llamada que llevas posponiendo todo el día, para visualizar un objetivo o cualquier otra cosa que consideres relevante. Si aprovechas esos espacios, conseguirás una mejor gestión del tiempo. Estos pequeños huecos resultan ser claves para optimizar tu día.
Es un error muy común de algunas personas el usar ese tiempo muerto en responder mensajes, llamadas o correos electrónicos relacionados con el trabajo. Aumentará tu agotamiento mental, pues tendrás la sensación de “no parar” y reducirá tu rendimiento de forma significativa.
Siente esos momentos como pequeños regalos para dedicarte a ti.
Técnicas para la gestión del tiempo en el trabajo
La gestión del tiempo es muy importante para optimizar tu productividad en el trabajo. Con una buena planificación de las tareas en el horario laboral, podrás completarlas con éxito y sin dejarte la vida en ello. Te recomendamos estas técnicas para que las puedas poner en práctica:
1. Cronometra
Para saber cómo optimizar el tiempo en el trabajo es importante tomar consciencia del tiempo que dedicas a cada tarea. Conocer esta información, te ayudará a mejorar tu gestión del tiempo en el trabajo para sacarle el mayor provecho a tu jornada laboral.
No es necesario usar un cronómetro cada vez que cambies de actividad, pero sí puedes ir anotando en una libreta el tiempo que le dedicas cada día a cada tarea realizada y, en pocos días, irás descubriendo cuáles son tus “ladrones de tiempo” para poder ir priorizando, eliminando tareas no productivas, buscando nuevas formas o métodos para desarrollar de forma más eficiente aquellas a que detectes que podrías resolver en menos tiempo.
Además, a la hora de planificar, esta información es muy útil, pues podrás hacer cálculos “realistas” del tiempo del que dispones y del que vas a dedicar a cada tarea, evitando el exceso de actividades y la ansiedad que ello conlleva.
2. Aprovecha cada segundo con la práctica de la meditación
Entrena tu mente para estar en donde hayas decidido estar. No somos conscientes de la cantidad del tiempo que perdemos con distracciones, y está en nuestra mano tomar las riendas. Esto no significa que no se pueda planificar en un momento dado o recordar algo importante: se trata de ser capaz de volver al Ahora y de enfocarte siempre que lo decidas. Esto conlleva un entrenamiento, pero una práctica de 30 minutos por la mañana, te ahorrará horas de trabajo a lo largo de todo el día.
Además, también aumentará tu creatividad, por lo que es muy probable que, además de poder hacer más cosas, también las hagas mejor y de forma innovadora.
La buena gestión del tiempo depende de ti y de cómo organices y ejecutes tu agenda diaria. Además de estas técnicas te recomendamos iniciarte en la práctica de la meditación diaria. De este modo, descubrirás realmente lo valioso que es tu tiempo y sabrás cómo optimizar el tiempo de la mejor manera posible.
